Schnell-Test*
- Sind die Dokumente in Ihrer Firma auf einzelnen Computern/Netzlaufwerken/DMS verstreut?
- Wird über Ablagestrukturen und Suchfunktionen diskutiert?
- Sind schon mal alte Versionen verwendet worden? Mit welchen Folgen?
- Wie gut treffen diese Studienergebnisse in Ihrer Firma zu? 83% der Büroangestellten verlieren täglich Zeit auf der Suche nach Dokumenten.
- Wie viel könnte eine flächendeckende Besserung bringen?
Beispiel: Unpraktische Dokumentenablage
Ein Planungsbüro speichert alle seine digitalen Pläne und Dokumente auf einem Netzlaufwerk. Mit jedem Projekt kommen neue Dokumente dazu und die Mitarbeiter brauchen immer länger, um ihre Unterlagen zu finden. Um die Übersichtlichkeit in den Griff zu bekommen, behelfen sie sich mit Nummernsystemen und einer ausgeklügelten Ordnerstruktur.
Die Suchmöglichkeiten bleiben aber trotzdem beschränkt:
- Navigieren durch die starre Ordnerstruktur
- Suche nach Dateinamen im Windows
- Suche nach Datei-Inhalten nur in den Dateien, die für Windows lesbar sind.
Mit einem Dokumentenmanagement-System sind die Möglichkeiten deutlich umfangreicher:
- gleichzeitig nach mehreren Kriterien suchen (Kunde, Projekt, Massstab…)
- Dokumente in beliebig viele Kategorien einteilen
- Schlagwörter und Kommentare ergänzen
- über mehrere Ordnerstrukturen zu den Dokumenten navigieren
Das Planungsbüro entscheidet sich deshalb für ein geeignetes DMS. Es übernimmt alle Dokumente vom Netzlaufwerk in das neue DMS, und die Mitarbeiter können zügiger arbeiten.
DMS-Hersteller preisen natürlich ihr eigenes DMS an. Und viele Berater erhalten Geld, wenn ein von Ihnen empfohlenes Produkt gekauft wird. Die ECM Factory hält sich bewusst fern von solchen Vertriebsmodellen und kann Sie deshalb völlig unabhängig bei der DMS-Auswahl unterstützen!
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