Komponenten
ECM kümmert sich um alle Inhalte, die in einem Unternehmen vorkommen, egal wo sie bearbeitet oder gespeichert werden.
Das betrifft:
E-Mails im Mail-Programm
Dokumente, die vom Scanner kommen
PDFs im Dokumenten-Management-System
Termine in Ihrem Kalender-Programm
Aktivitäten im Workflow-System
Kundendaten im CRM-System usw.
Ein ECM-System muss also mit vielen Programmen Daten austauschen. Diese Schnittstellen und das Zusammenspiel der Komponenten sind essentiell für das flüssige Arbeiten.
Deswegen kann man ein ECM-System auch niemals losgelöst von der restlichen Software im Unternehmen betrachten. Für die Effizienz im Büro kommt es gar nicht so sehr darauf an, welches ECM-Produkt man verwendet. Wichtig ist, dass man seine Schnittstellen auch wirklich verwendet:
- Es macht einfach schneller, wenn man das mitgelieferte Word-Plugin auch wirklich einsetzt.
- Es spart Zeit, einen zusätzlichen Scanning-Kanal zu konfigurieren, wenn danach mehr Dokumente automatisch abgelegt werden.
- Es hilft Ihrem Mitarbeiter, wenn seine Auswertung nicht mehr manuell zu erstellen ist, sondern automatisch erzeugt wird.
Sparen Sie lieber bei den Lizenzkosten und realisieren Sie dafür ein paar zusätzliche Funktionen, die Ihnen die Arbeit erleichtern!
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