Schnell-Test*

• Koordinationstätigkeiten erzeugen auch nervige/unnötige Telefonate, E-Mails und Besprechungen: Aufgaben weitergeben, Ansprechpartner finden, Besprechungszeiten abmachen usw.
• Computer können automatisch Aufgaben verteilen, parallelisieren, priorisieren, Informationen sammeln und weitergeben u.v.m.
• Wie viel zusätzliche Kapazität würde dadurch frei werden, z.B. im Sekretariat, in der Projektabwicklung, in der Produktion…?
• Wie viel Wertschöpfung könnte damit erzielt werden?

Beispiel: Verteilte Aufgaben

In einem Unternehmen rufen regelmässig Kunden mit Ihren Anliegen an. Der Telefondienst kann diese Anliegen oft nicht direkt, sondern nur in Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern lösen. Er braucht dazu schriftliche Stellungnahmen von seinen Kollegen. Er informiert sie deshalb telefonisch, dass er eine solche Stellungnahme braucht. Und wenn die Kollegen gerade in einem Meeting oder in den Ferien sind, erfasst er eine E-Mail.

 
Diese Benachrichtungen brauchen unnötig Zeit. Einerseits tatsächliche Arbeitszeit für Telefonate und E-Mails, andererseits aber auch Durchlaufzeit wegen den Meetings und Ferientagen.

Da solche Kundenanfragen häufig auftreten, summieren sich diese Benachrichtigungen unternehmensweit auf ca. 20 Arbeitsstunden monatlich.

Eine Kosten-Nutzen-Analyse vergleicht diese vermeidbaren Arbeitsstunden mit der Realisierung eines computergestützten Unternehmensprozesses: Sie dauert einen Monat, und ab dem zweiten Monat werden 20 Arbeitsstunden frei:

Vorteil:

Jeder einzelne Mitarbeiter wird zwar nur ein bisschen entlastet, aber: JEDER EINZELNE MITARBEITER WIRD ENTLASTET – und hat sofort nach der Umstellung mehr Zeit für andere Aufgaben!

Nebenbei werden die Kundenanfragen früher beantwortet: Da die Mitarbeiter aktiv mit Popups über die neuen Aufgaben benachrichtigt werden, bleiben sie nicht mehr liegen, bis der Mitarbeiter seine Mailbox öffnet. Die Durchlaufzeit ist kürzer, und der Kunde ist zufriedener.

Deshalb berücksichtigen wir bei unseren Analysen nicht nur die reine Arbeitsentlastung, sondern standardmässig auch die nicht-monetären Vorteile für unsere Kunden.

In Ihrem Unternehmen gibt es eine ähnliche Situation?

Dann sollten wir uns gemeinsam anschauen, was sich da machen lässt!