Schnell-Test*
- Welche drei Abläufe/Geschäftsprozesse kommen in Ihrer Firma pro Monat am häufigsten vor?
- Wann wurden diese zum letzten Mal optimiert, und nicht nur dokumentiert?
- Wie oft kommen in diesen Prozessen Fehler, Missverständnisse oder unnötige Wartezeiten vor?
- Gibt es Zahlen, wie viel eine Workflow-Engine monatlich an Arbeitszeit, Durchlaufzeit und Fehlerfreiheit bringen würde?
Beispiel: Zeitraubende Arbeitsschritte
Die Marketing-Abteilung einer Handelskette muss ihr Produktsortiment ansprechend bewerben. Dazu braucht sie ausreichend technische Informationen und viel Bildmaterial über die Produkte. Die Mitarbeiter finden es aber mühsam, wie sie momentan diese ganzen Informationen verwalten und in die verschiedenen Vertriebskanäle einspeisen müssen. Inzwischen ist den meisten klar, dass hier viel Arbeitszeit verloren geht und dass es eigentlich eine Möglichkeit geben muss, effizienter zu werden.
- Aber was kann man wirklich machen?
- Wie könnte die Informationsbeschaffung einfacher werden?
- Kann man die Datenbank verbessern?
- Hilft ein Bilder-Archiv?
- Wie könnte man die Webseite einfacher pflegen?
Die Handelskette beschliesst deshalb, sich genauer über mögliche Verbesserungen zu informieren. Es geht schliesslich um Arbeitseffizienz und um die Produktinformationen. Also um Informationen, die für das Unternehmen sehr wichtig sind – um Enterprise Content.
Die Analyse der individuellen Situation der Handelskette kommt zu folgendem Ergebnis:
- Für die Verwaltung der Produkt-Informationen (inklusive Bildmaterial) bietet sich an, in einem kostenfreien Dokumentenmanagement-System einen «Produktkatalog» abzubilden.
- Die Pflege der Webseite kann mit einer Daten-Schnittstelle zum Produktkatalog vereinfacht werden.
- Die Informationsbeschaffung kann effizienter werden, wenn ein flexibler Ad-hoc-Workflow das Bildmaterial und die technischen Details aus den verschiedenen Abteilungen zusammensammelt und direkt im Produktkatalog ablegt.
