Digitale Dokumente
Im Bereich der digitalen Dokumente wird konkret Folgendes gemacht:
- erzeugen und drucken von befüllten Verträgen, Formularen und Auswertungen
- scannen mit automatischer Text- und Barcode-Erkennung
- automatisiert ablegen
- Dossiers bilden (z.B. «alles zu einem Versicherungsnehmer»)
- Suchfunktionen schneller machen
- archivieren
- Dokumentenformate konvertieren
- digital firmenintern weiterleiten und extern versenden
- digital signieren
- über mobile Endgeräte zugreifen
Also zusammengefasst alles rund ums papierlose Büro.
Vorteile im Büro:
- seltener zum Wandschrank, Drucker und Scanner laufen
- Dokumente schneller finden durch Volltextsuche, Schlagworte und Kategorisierungen
- Platzgewinn in Schränken und Archiven
- weniger Hauspost
- schnellere Übergaben, besonders wenn Sie Büros an mehreren Standorten haben
- besserer Überblick am Bildschirm über alle Dokumente, z.B. bei Kundengesprächen
Gehen Sie bei den digitalen Dokumenten unbedingt Schritt für Schritt vor. Dann bleibt das Vorhaben übersichtlich und die Vorteile stellen sich zeitnah ein.
