Schnell-Test*
- Sind Ihre Geschäftsprozesse dokumentiert und in allen Köpfen präsent? Auch bei neuen Mitarbeitern?
- Wie viele Prozent Ihrer Kollegen halten sich daran?
- Wenn die Servicequalität in einzelnen Abteilungen steigen würde: Wie viele Ihrer Mitarbeiter und Kunden wären zufriedener?
- Wie wichtig ist für Ihre Kernprozesse zeitnahe Erledigung?
- Sind die Prozesse so detailliert beschrieben, dass sie vom Computer koordiniert werden können?
Beispiel: Nicht gelebte Arbeitsprozesse
Ein mittelständisches Unternehmen hat viel Energie aufgewendet, um seine Arbeitsprozesse zu definieren. Per E-Mail und Intranet wurde den Mitarbeitern bekannt gegeben, welche Tätigkeiten in welcher Reihenfolge zu erledigen sind. Trotzdem wird immer wieder etwas vergessen oder läuft «individuell» ab:
- Eine Genehmigung hätte noch eingeholt werden sollen.
- Der Kunde hätte auf etwas hingewiesen werden sollen.
- Jemand ist nicht informiert worden.
- Manchmal kommt es deswegen sogar zu Diskussionen oder Schuldzuweisungen.
Jeder Mitarbeiter ist eben auch nur ein Mensch. Er hat vor einiger Zeit gelesen, wie der Prozess ablaufen soll, und er weiss auch noch, wo er die Details dazu nachschlagen kann. Und trotzdem schleichen sich Ungenauigkeiten ein.
Damit Arbeitsprozesse auch wirklich so gelebt werden, wie sie gedacht sind, gibt es digitale Unterstützung! Workflow-Systeme organisieren die einzelnen Arbeitsschritte einheitlich und nachvollziehbar. Der Mitarbeiter wird von seiner Holschuld entlastet, und es geht nichts vergessen.
Konkrete Beispiele:
- Genehmigungen aller Art
- Vorgehen bei der Kundenakquise
- Verhalten bei Reklamationen
- Abnahmeprozesse für Produktentwicklungen
Haben Sie in Ihren Prozessdefinitionen auch beschrieben, wer wann was machen soll? Wir bringen Ihrem Computer bei, diese Tätigkeiten in der richtigen Reihenfolge im Unternehmen zu verteilen: Jedes Mal, wenn der Prozess abläuft, werden die beteiligten Mitarbeiter im richtigen Moment über die anstehenden Arbeitsschritte informiert – vollautomatisch. Das verkürzt die Durchlaufzeit Ihrer Prozesse und spart Arbeitszeit für Telefonate und E-Mails!
Rechnen Sie damit, dass Ihre Prozesse schneller und sauberer ablaufen!
Je nach Ihrer Situation unterstützen wir Sie dabei,
- im Vorhinein Kosten und Nutzen zu berechnen,
- Ihre Prozesse in der notwendigen Genauigkeit auszuformulieren,
- die Prozessdefinitionen in die Sprache des Workflow-Systems zu übersetzen,
- ein passendes Workflow-System auszuwählen,
- das Workflow-System in Ihre IT-Landschaft zu integrieren,
- und die Workflows in Ihrem Unternehmen einzuführen
