Enterprise Content Management

ECM verbessert organisatorische Unternehmensprozesse rund um digitale Dokumente und computergestützte Arbeitsabläufe.

Wikipedia verweist dabei auf Techniken wie Input-Management, Business Process Management, Document Management, elektronische Archivierung etc.

Aber was bedeuten diese Schlagworte im Alltag?

 

1. Digitale Dokumente

Beim Umgang mit Dokumenten können mit automatischem Scanning, geschickter Dokumentablage und guten Suchfunktionen deutliche Verbesserungen erzielt werden:

• Es entfallen Laufwege zum Drucker und zum Scanner.
• Akten und Briefe müssen nicht mehr durchs Haus getragen werden.
• Dokumente werden schneller gefunden.
• Im Büro wird Stauraum frei.

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2. Geschäftsprozesse

Geschäftsprozesse sollen einheitlich und nachvollziehbar sein. Vom Computer (mit sogenannten Workflows) unterstützt, werden die Abläufe in Aufgaben zerlegt und an die verschiedenen Mitarbeiter und Teams verteilt. Nach individuellen Regeln werden Aufgaben «durchs Unternehmen» geschickt. Übergaben per Telefon oder Mail entfallen. Geschäftsfälle werden nachvollziehbarer, und Leerläufe können besser erkannt werden.

 

Beim Klassiker des einfachen Urlaubsantrags ist das natürlich noch nicht so relevant. Bei komplexeren Geschäftsfällen wird das dann schon spannender, zum Beispiel bei Genehmigungen von internationalen Grosskrediten.

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3. Arbeitseffizienz

Der Hauptvorteil von ECM ist die Arbeitseffizienz: Zum Beispiel wird nach automatisierbaren Arbeitsschritten gesucht, die vielleicht entfallen können. Warum zum Beispiel E-Mails manuell archivieren, wenn sie automatisch archiviert werden können? Ergonomische Benutzeroberflächen können dem Benutzer eventuell zusätzliche Klicks und Programmwechsel ersparen. Vielleicht denken Sie auch daran, mit mobilen Endgeräten oder direkt in Ihrer bestehenden Businessapplikation Dokumente bearbeiten zu können.

Ganz allgemein formuliert, hängt die Arbeitseffizienz sehr stark davon ab, wie gut alle Komponenten Ihrer IT zusammenspielen.

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Der Weg zu mehr Arbeitseffizienz