Beispiel: DMS-Investition schützen

Ein Unternehmen hat vor einiger Zeit ein Dokumentenmanagement-System erfolgreich eingeführt. Es wurde installiert, und da es sich um Standard-Software handelt, wurde es zügig auf die wichtigsten Bedürfnisse angepasst. Die Grundfunktionalitäten des DMS stehen zur Verfügung und die regelmässigen Lizenzzahlungen werden auch bezahlt.

Aber irgendwie ist der erhoffte Praxis-Nutzen nur teilweise eingetreten, es fehlen noch ein paar Funktionalitäten:

• Die Dokumente aus einer anderen Software stehen im DMS noch nicht zur Verfügung.
• Im Suchfenster sollte man die Kunden aus der Kundendatenbank auswählen können.
• Wenn neue Dokumente ankommen, werden die Mitarbeiter nicht darüber informiert.
• Und das Archivieren von E-Mails fehlt noch.

 
Das Unternehmen hat mit dem neuen DMS zwar einen grossen technologischen Schritt gemacht. Damit die laufenden Lizenzzahlungen aber noch besser investiert sind, entschliesst es sich, die fehlenden Funktionalitäten auch noch zu realisieren. Die Mitarbeiter sollen ja flüssig mit den digitalen Dokumenten arbeiten können und nicht unnötig gebremst werden.