Schnell-Test*
- Werden in Ihrer Firma regelmässig dieselben Listen erstellt oder aktualisiert?
- Wie oft wird das gemacht und wie lange dauert das jeweils?
- Wie viele Stunden sind das gesamthaft – jeden Monat?
- Wie viel könnte in dieser Zeit verdient werden?
Beispiel: Viele Excel-Listen
Excel-Listen, Diagramme und Auswertungen stellen vielfältige Sachverhalte übersichtlich dar und werden von Führungskräften gerne als Entscheidungsgrundlage verwendet. Oft müssen sie auch in regelmässigen Abständen manuell von einem Mitarbeiter aktualisiert werden.
Allerdings kostet jede einzelne Aktualisierung Zeit!
Sie wird vom Chef per E-Mail oder Telefon angefordert, und die Daten müssen
- aus verschiedenen Datenquellen zusammengesammelt,
- händisch ins Excel eingetragen
- und versendet werden.
Für eine Excel-Liste, die regelmässig (z.B. jeden Montag) zu erstellen ist, ist deshalb schnell ein Arbeitstag pro Monat weg. Das sind 5% des Mitarbeiters für eine unnötige Tätigkeit, die er nicht einmal gern hat, weil sie meist langweilig ist. Und wenn die Informationen einmal wirklich aktuell benötigt werden, ist natürlich gerade Freitag, und der entsprechende Mitarbeiter hat frei.
Statt regelmässig manuell auszuwerten, kann es sich deshalb lohnen, die entsprechenden Datenquellen automatisiert abzufragen und aufzubereiten. Je nach Situation kann das einmal pro Tag sinnvoll sein, und manchmal wünscht man sich auch ein kleines Programm, das jederzeit die aktuellen Daten anzeigt.
Die meisten Auswertungen, die man im Alltag findet, lassen sich mit kostenlosen Werkzeugen innerhalb von wenigen Tagen realisieren.
Schauen Sie sich deshalb den Arbeitsaufwand für Ihre regelmässig erstellten Excel-Listen an! Schätzen Sie ab, nach wie vielen Wochen sich eine automatische Auswertung lohnen würde.
Auch das automatisierte Erstellen von solchen Auswertungen fällt in den Bereich Enterprise Content Management. Bei Bedarf können Sie sich deshalb gerne an die ECM Factory wenden.
Wir können:
- analysieren, wie man Ihre Datenquellen anzapft,
- abschätzen, wie viel das Automatisieren kosten würde,
- in wenigen Tagen ein Programm erstellen, welches regelmässig oder sogar online Ihre Daten aufbereitet.
- die Auswertungen in verschiedenen Dateiformaten versenden und archivieren
