Geschäftsprozesse
In vielen Unternehmen gibt es Geschäftsprozesse, die besonders häufig auftreten, und bei denen jeweils mehrere Personen aktiv werden.
Solche Geschäftsprozesse können auch vom Computer koordiniert werden. Dabei weiss der Computer nach jeder Aktivität, was als nächstes kommt, und informiert automatisch den entsprechenden Mitarbeiter. Man spricht dann von sogenannten Workflows, wie zum Beispiel:
- Produkteinführung
- Offertanfrage
- Release Management
- Kundenreklamation
Workflow Produkteinführung (vereinfacht):
Solche Workflows können aber noch viel mehr:
- zeitgleiche Arbeit koordinieren
- Mitarbeiter an verschiedenen Standorten/Unternehmen koordinieren
- Dokumente, Links und Kommentare mitführen
- Computer-Aktivitäten durchführen (z.B. mit Datenbanken oder anderen Programmen kommunizieren)
- Mitarbeiter- und Computer-Aktivitäten mischen
- individuelle Geschäftsregeln berücksichtigen
- Eskalationen auslösen
- sich mit anderen Workflows synchronisieren…
- den Mitarbeitern jeglichen Freiraum lassen oder starr vordefiniert sein
- den Prozess grafisch darstellen
Vorteile
- Zeit sparen
Weil…
- E-Mails und Telefonate entfallen
- Computer bereitet dem Mitarbeiter die benötigten Informationen auf
- einzelne Arbeitsschritte können automatisiert werden
- Weniger Fehler
- der Ablauf ist visuell aufbereitet und u.U. starr definiert
- Durchlaufzeit verkürzt sich
- sofortige Benachrichtigung auch bei Meetings und Abwesenheiten
- Weniger Schulungsaufwand
- neue Mitarbeiter sehen genau, was wann zu tun ist
- Arbeitsweise wird einheitlicher
- Abläufe können klar vorgegeben werden (wenn gewünscht)
- Prozessanpassungen greifen schneller
- Die Aktivitäten werden gleich nach der Anpassung anders koordiniert
- Mehr Nachvollziehbarkeit
- Protokollierung der Aktivitäten
- Stellvertretung wird einfacher
- Bei Abwesenheiten werden Aktivitäten automatisch an den Stellvertreter übergeben
Workflows lohnen sich am meisten bei den Prozessen, die in Ihrem Unternehmen am häufigsten ablaufen. Zerlegen Sie deshalb den häufigsten Prozess in seine einzelnen Arbeitsschritte und stellen Sie sich jeweils die Handgriffe der Mitarbeiter vor.
Welche Handgriffe würden mit einem Workflow entfallen?
Welche Handgriffe würden mit einem Workflow entfallen?
